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Les processus mis en œuvre pour ces travaux traditionnels sont les seuls compatibles avec le niveau d'exigence du présent marché, qui met au premier plan la réalisation de prestations de nature archivistique. La reliure de registre des délibérations est spécialement conçue pour les arrêtés et est en tous points conforme aux dispositions de l'arrêté du 14/12/2010. Les points forts de notre reliure: Le surjetage des feuillets est réalisé de manière à permettre l'ouverture à plat des registres, sans tensions nuisibles à leur résistance. La toile enduite Buckram utilisée pour la couvrure est en pur coton enduit de nitrocellulose. Elle est lavable. Les cartons de plats celloderme sont sans acide et assurent une grande résistance mécanique aux registres. Les gardes sont en papier de coton permanent. Le titrage est réalisé manuellement, à l'or 18 carats et personnalisé à volonté pour votre mairie, assurant à vos registres des délibérations l'esthétique des véritables reliures traditionnelles.

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Ce sont en principe également les statuts ou le règlement intérieur qui fixent les modalités d'établissement du procès-verbal: la ou les personnes chargées de le rédiger et de le signer, le support de rédaction, les conditions dans lesquelles des copies ou des extraits peuvent être délivrés, etc. Une feuille de présence émargée par les membres présents et les personnes titulaires de pouvoirs peut être annexée au procès-verbal afin de déterminer si le quorum éventuellement imposé par les statuts est ou non atteint et permettre le calcul de la majorité requise pour l'adoption des décisions. À défaut de précision dans les statuts, il incombe à l'organe qui préside l'assemblée générale, c'est-à-dire en principe le président de l'association, de signer les procès-verbaux. Le procès-verbal doit enfin être soumis à l'approbation de la prochaine assemblée. Cela peut se faire par la lecture de celui-ci ou par sa transmission préalable au moment de la convocation, suivie d'un vote. L'établissement des procès-verbaux des délibérations des organes de l'association et la tenue d'un registre des délibérations n'étant pas des obligations légales, il n'existe, en principe, aucune sanction légale en cas d'omission.

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Conseil Faites coter et parapher le registre des délibérations par le président de l'association. Par souci tant de simplification que de sécurité juridique, l'ordonnance du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations, abrogeant l'article 5, alinéa 5, de la loi du 1 er juillet 1901, a opportunément supprimé l'obligation de tenir à jour un registre spécial actant des modifications et changements affectant une association (Ord. n° 2015-904 du 23 juill. 2015, art. 1 er, 1°). Cette suppression est d'application immédiate. Curieusement, assurément par inadvertance, cette ordonnance n'a pas simultanément supprimé l'infraction de non-respect de la tenue du registre spécial. Il faut considérer que celle-ci est abrogée implicitement. L'objectif des procès-verbaux est d'apporter la preuve de la réalité et de la régularité de la réunion des organes de l'association et des délibérations adoptées. Le contenu des procès-verbaux varie donc en fonction des obligations imposées par les statuts ou le règlement intérieur de l'association.

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Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants a permis une véritable avancée pour les sociétés. Les registres d'assemblée doivent être conservés pendant au minimum 6 ans et il est fortement recommandé de les archiver de manière durable pour en garder une preuve légale en cas de litige ultérieur. L'intégralité des décisions prises par les organes de la société doivent être compilées dans le registre dans un ordre chronologique. En savoir plus sur le registre des décisions > ‍ Sur MonJuridique les registres des délibérations et des décisions ont pleinement valeur légale.

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Toutefois, en l'absence de tout document de ce type, une association est dans l'impossibilité de prouver la régularité des décisions prises par ses instances. C'est pourquoi, pour avoir la certitude que ces décisions ne seront pas annulées en justice, il importe que l'association soit en mesure de produire un procès-verbal ou tout autre document attestant de leur existence et de leur contenu. Or, toutes les indications portées dans un procès-verbal sont importantes car elles font foi jusqu'à preuve du contraire. Tout intéressé qui conteste leur contenu doit apporter la preuve de leur inexactitude. Plus le procès-verbal sera détaillé, mieux il répondra à sa finalité. Pour autant, il n'est pas nécessaire que le secrétaire de séance retranscrive sur le procès-verbal l'ensemble des propos, in extenso, qui ont pu être tenus pendant la réunion! Cela est d'ailleurs souvent matériellement impossible. Faites signer les procès-verbaux par le président ou par un ou deux membres du conseil d'administration.

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